Jak mówi art. 61 par. 1 Kodeksu cywilnego: „Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. (…)” 
 
Jak zatem skutecznie w rozumieniu prawnym doręczyć informację najemcy, który wie, że zalega z płatnościami, nie odbiera telefonów ani pism poleconych i być może w trakcie umowy najmu zmienił adres zamieszkania lub korespondencyjny? Zgodnie z przytoczonym artykułem 61 par. 1 Kodeksu cywilnego, za doręczenie uważa się już samo faktyczne umożliwienie odbiorcy zapoznania się z treścią wiadomości. Nadawca wiadomości jest zatem zobowiązany jedynie umożliwić owo zapoznanie się z treścią nawet jeśli odbiorca nie otrzyma informacji. 
 
Jeśli w umowie najmu wskazano, że za przesyłkę doręczoną uznaje się taką, którą wysłano na adres e-mail wpisany do umowy, to sąd w postępowaniu cywilnym powinien uznać taką formę doręczenia. Dla celów dowodowych wystarczające będzie zarchiwizowanie oryginału umowy papierowej z wskazanym adresem e-mail oraz samej wiadomości elektronicznej z jej metadanymi (nadawca, adresat, data) oraz treścią w formacie ogólnodostępnym np. wiadomość e-mail wydrukowana do pdf. 
 
To najemca odpowiada za poprawność i aktualizowanie jego danych w umowie, a zatem wiadomość powinna być uznana za doręczoną nawet jeśli nadawca e-maila otrzyma komunikat systemowy informujący o niedostarczeniu wiadomości z dowolnego powodu. Dla prawnie skutecznego doręczenia wiadomości e-mail nie jest konieczne uzyskanie od odbiorcy potwierdzenia odebrania czy przeczytania wiadomości e-mail. 
 
Ponadto, dokument podpisany elektronicznym podpisem kwalifikowanym (nie jest to tożsame z e-PuAP) ma moc prawną taką samą jak dokument papierowy podpisany ręcznie. Mówi o tym obowiązujące od 2016 roku rozporządzenie eIDAS w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Rozporządzenie obowiązuje we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Jak głosi art. 25 eIDAS, podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym. Kwestia wysłana dokumentu podpisanego elektronicznie jest zatem sprawą odmienną od rozstrzygania ważności samego podpisu elektronicznego. Oznacza to, że dla ważności dokumentów podpisanych elektronicznie w korespondencji z najemcą nie jest koniecznie wpisywanie do umowy najmu klauzul, które miałyby to potwierdzać, np. „Strony zgodnie oświadczają, że będą honorować dokumenty podpisane elektronicznym podpisem kwalifikowanym”. 
 
O ważności podpisu elektronicznego decyduje nie znacznik podpisu zawarty w dokumencie, np. „Podpisano elektronicznym podpisem kwalifikowanym: …imię, nazwisko, data” ale certyfikat użyty do podpisania dokumentu elektronicznie. Dokument podpisany elektronicznie może nie mieć widocznego w treści znacznika podpisu, dlatego to nie formułka „Podpisano elektronicznie…” świadczy o ważności podpisu. O ważności podpisu nie świadczy też w żaden sposób miejsce w dokumencie, w którym znajduje się ewentualny znacznik podpisu (np. znacznik podpisu w miejscu wielokropka na tradycyjny podpis ręczny). Jednocześnie jeden dokument może mieć więcej niż jeden podpis elektroniczny, np. podpisy elektroniczne dwóch strony umowy albo trzykrotny podpis tej samej osoby. Ważność podpisu elektronicznego wraz z imionami i nazwiskami osób podpisujących oraz z datą podpisania, w każdym z popularnych formatów (np. pdf, PadES, doc), można zweryfikować między innymi w serwisie administracji rządowej www.gov.pl. 
 
Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest tożsamy z ePUAP, ponieważ ePUAP to forma potwierdzania tożsamości osoby fizycznej w korespondencji wyłącznie z urzędami aktywnymi na platformie internetowej ePUAP.