Typowy rozkład zaległości czynszowych w wynajmie garaży przedstawia tabela: 

 

Płatności przedterminowe	5%
Płatności terminowe i do 7 dni po terminie	60%
Płatności do 14 dni po terminie	10%
Płatności do 60 dni po terminie	20%
Zaległości powyżej 60 dni	5%

 

Rozkład płatności w tabeli dotyczy wynajmu, w którym właściciel stosuje powszechnie dostępne motywatory ograniczające zaległości czynszowe. Odnosi się do schematu, w którym właściciel zawiera sformalizowane umowy najmu przewidujące płatności czynszu z góry za okresy miesięczne, do 10. dnia kalendarzowego danego miesiąca, a w umowach są wskazane adresy e-mail i telefony kontaktowe oraz adresy zamieszkania i korespondencyjne najemców. Rachunki są wystawiane elektronicznie i wysyłane pocztą e-mail, zawsze z tego samego adresu nadawcy (aby wiadomości, otwierane przez odbiorcę i pochodzące od stałego nadawcy, nie lądowały w spamie). Po siedmiu dniach po terminie płatności są do najemców wysyłane drogą e-mail uprzejme przypomnienia, zawsze z załączonym rachunkiem, aby maksymalnie ułatwić najemcy czynność wykonania przelewu. W przypadku nowych najemców po siedmiu dniach od terminu płatności są wysyłane smsy z zapytaniami, czy rachunek skutecznie dotarł do odbiorcy drogą e-mail. Kolejne przypomnienia są wysyłane co 14 dni. Po upływie trzydziestu dni od terminu płatności wykonywane są telefony z przypomnieniami o płatnościach. Po bezskutecznych próbach kontaktu telefonicznego lub bezskutecznych rozmowach telefonicznych umowy najmu są rozwiązywana bez okresu wypowiedzenia z powodu zaległości czynszowych. 

 

Najemca, który odpisuje na smsy i odbiera telefony bądź oddzwania, ma co do zasady zamiar regulowania czynszu. Sygnałem ostrzegawczym jest brak kontaktu ze strony najemcy, czyli nieodbieranie telefonów i nieodpisywanie na wiadomości. Unikanie kontaktu to częsta praktyka dłużników. Każdy zainteresowany odbieraniem telefonu i wiadomości tekstowych jest w stanie zapewnić sobie taką możliwość, nawet jeśli okresowo przebywa „na końcu świata”. Nieodbieranie telefonów przez dłużej niż kilka dni z rzędu to w niemal stu procentach przypadków oznaka braku woli kontaktu. Jeśli chcesz, przeprowadź prosty eksperyment: spróbuj przez 4 dni z rzędu po jednym razie każdego dnia dzwonić do dłużnika, który nie odbiera twoich telefonów. W piątym dniu zadzwoń do niego z innego numeru telefonu, którego nie zna. Przekonasz się, jak wysoki procent dłużników unikających kontaktu odbierze taki telefon. 

 

Egzekwowanie płatności czynszowych to przede wszystkim proces psychologiczny oparty na dobrowolnej komunikacji i dobrej woli stron. W wynajmie garaży kwoty płatności są relatywnie niskie w stosunku do pracochłonności i kosztów egzekucji na drodze prawnej. Egzekucja przez sąd czy komornika to ostateczność, ponieważ zwykle szybciej i taniej jest wyegzekwować należność w drodze nieformalnej komunikacji z najemcą albo zwyczajnie rozwiązać umowę najmu. 

 

Istotnym w radzeniu sobie z zaległościami czynszowymi jest siła przetargowa właściciela garaży. W szczególności właściciel nie może obawiać się rozwiązywania umów najmu i poszukiwania nowych najemców. Wygodnictwo skłania właścicieli do tolerowania zaległości czynszowych, a najemcy dostrzegający pasywność właściciela w egzekwowaniu płatności są w stanie tę pasywność wykorzystywać. Rzeczą i ryzykiem właściciela jest pozyskiwanie pod wynajem takich nieruchomości, na które właściciel jest w stanie znaleźć innych najemców w ograniczonym czasie i po cenie rynkowej. W przeciwnym razie profesjonalny wynajem nieruchomości nie ma sensu ekonomicznego. Właściciel powinien spodziewać się rotacji wśród najemców i nie powinien jej unikać. Gotowość właściciela do zakończenia umowy najmu w sytuacji zaległości czynszowych, komunikowana najemcy, jest jego najsilniejszą kartą w egzekwowaniu płatności czynszowych. 

 

Właściciel wynajmujący garaże powinien kontrolować proces wynajmu w taki sposób, by najemca nie był w stanie go zaskoczyć, to jest wykorzystać ewentualnych luk prawnych w procesie wynajmu, czy zidentyfikować zobowiązań umownych niewykonywanych przez wynajmującego. Zasada postępowania jest klarowna: jeśli właściciel wykonuje wszystkie swoje obowiązki wobec najemcy i działa zgodnie z prawem, to najemcy brak jest rozsądnych argumentów uzasadniających niepłacenie czynszu. Taki najemca nie wykreuje sytuacji, w której na każdy telefon czy mail z przypomnieniem o czynszu będzie reagować przekazaniem informacji o cieknącym dachu, o zacinających się drzwiach czy o braku sformalizowanej i opodatkowanej umowy najmu. Dlatego istotnym dla skutecznego egzekwowania płatności czynszowych jest posiadanie przez właściciela wiedzy o serwisowaniu garażu i podstawach prawnych oraz podatkowych wynajmu. Ta wiedza daje właścicielowi pewność siebie w postępowaniu z najemcami. Najemca, który wyczuł niepewność i brak wiedzy po stronie właściciela, może ów oręż wykorzystywać i każdorazowo stwarzać nowe sytuacje zaskoczenia, ilekroć właściciel upomina się o zapłatę czynszu. 

 

Egzekwowanie zaległości czynszowych powinno być realizowane przez właściciela jako stała i twarda procedura odporna na „zmiękczanie” przez najemców. Właściciel powinien wiedzieć z góry, jakie podejmie kroki i jakich użyje argumentów w komunikacji z najemcami. Katalog przyczyn dla których najemcy zalegają z płatnościami jest szeroki. Równie szerokie jest spektrum trików stosowanych w celu unikania płatności, od stwarzania dobrego wrażenia po pozyskiwanie sympatii, kreowanie stosunku wzajemności czy kłamanie. Właściciel nie powinien oceniać najemców z góry na podstawie powierzchownych rozmów czy na bazie ich wyglądu. W oparciu o takie pozorne sygnały nie jest możliwe trafne zakwalifikowanie najemców do grona potencjalnie solidnych bądź niesolidnych, wiarygodnych bądź niewiarygodnych. Niezasadnym jest posługiwać się intuicją czy emocjami w procedurze egzekwowania płatności czynszowych. Kiedy zaległość czynszowa przekracza tyle dni, ile właściciel uznaje za akceptowalny okres opóźnienia w zapłacie (np. 14 dni), powinien powtarzalnie i systematycznie realizować „miękką” procedurę egzekwowania płatności. 

 

Atutem właściciela garaży jest, że czynsze garażowe to kwoty stosunkowo niskie, które zdecydowana większość najemców jest w stanie płacić, to jest dysponuje środkami wystarczającymi do zapłaty. Inaczej jest na rynku nieruchomości, gdzie kwoty czynszów są wielokrotnie wyższe. W odniesieniu do kwot wyższych, gdzie przyczyną niepłacenia jest nie tyle brak woli, ile brak rzeczywistej możliwości zapłaty, procedura egzekwowania zaległości jest bardziej wymagająca i oferuje niższą skuteczność. Metoda omówiona poniżej dotyczy w szczególności wynajmu garaży i polecamy stosować ją w relacjach z najemcami. 

 

Pierwszym chronologicznie komunikatem po upływie terminu terminu płatności jest wiadomość tekstowa przypominająca o obowiązku zapłaty, zawsze zawierająca klarowną informację o kwocie, terminie, tytule i sposobie zapłaty. Na tym etapie jest prawdopodobne, że najemca nie poświęcił wystarczającej uwagi wiadomości zawierającej fakturę i że wystarczające jest przypomnienie o zapłacie, ale w taki sposób, że dostarczany jest komplet danych umożliwiających dogodne i szybkie dokonanie płatności bez przeszukiwania wcześniejszych wiadomości w skrzynce pocztowej. Przypomnienia o płatności jako komunikaty jednostronne, to jest nie wymagające odpowiedzi czy wiadomości zwrotnej, należy regularnie ponawiać niezależnie od innych stosowanych kroków procedury egzekucji płatności. 

 

Niezależnie od przyczyny (której właściciel zapewne nigdy nie zidentyfikuje) zaległości, dłużnik świadomy zaległości odczuwa potrzebę „schowania się pod ziemię”. To podpowiada mu instynkt czy intuicja, które od czasów prehistorycznych chronią ludzi przed zagrożeniami z zewnątrz. Stąd istotne jest systematyczne wysyłanie komunikatów o zaległości, które pełnią funkcję igieł kłujących dłużnika w bok i odwołują się do jego poczucia zobowiązania, do obawy przed „utratą twarzy” oraz do empatii tj. potrzeby niezawiedzenia zaufania wynajmującego, który ma rację, jest wyrozumiały i życzliwy. Ponadto przypomnienia odbierają najemcy nadzieję, że właściciel zapomni o należności. W efekcie najemca powinien pogodzić się z myślą, że najprostszym sposobem na zmniejszenie bólu regularnych ukłuć jest zapłacenie faktury. 

 

Krokiem kolejnym jest skierowanie nieformalnego komunikatu z żądaniem udzielenia odpowiedzi. Tym komunikatem może być nieformalna wiadomość sms z treścią jak niżej: 

 

 

Ważne aby komunikat nie brzmiał jak oskarżenie, ale pozwalał najemcy wyjść z twarzą bez względu na przyczynę zaległości. Komunikat jak wyżej wywołuje poczucie wzajemności, to jest sygnalizuje, że właściciel traktuje najemcę indywidualnie i stara się podać mu pomocną dłoń, w żadnym razie nie obciąża go winą i nie stawia pod ścianą – nie każe mu się tłumaczyć z przyczyn zaległości. Najemca ma wskazaną prostą drogę: aby zachować twarz, odpowiedz, że mail przypominający o płatności zagubił się gdzieś w spamie i zapłać przed kolejnym przypomnieniem. Sama czynność udzielenia odpowiedzi na komunikat jest dla najemcy kwestią zobowiązania „honorowego”. 

 

Jest prawdopodobne, że w odpowiedzi na sms najemca poprosi o dodatkowy termin na zapłatę i wskaże przyczynę braku płatności. Niezależnie od przebiegu takiej komunikacji właściciel powinien, okazując tyle serdeczności i elastyczności ile uznaje za właściwe, wymóc na najemcy zadeklarowanie konkretnej daty zapłaty, co najlepiej potwierdzić w korespondencji tekstowej. Rozmowy niezakończone zadeklarowaniem konkretnej daty płatności to rozmowy stracone z punktu widzenia właściciela garażu, ponieważ oddalają go od uzyskania wpłaty zamiast zbliżać. Rozmowa niezakończona deklaracją terminu wpłaty ma z punktu widzenia wynajmującego wartość logiczną równą zeru i wymaga powtórzenia w celu podjęcia konkretnych ustaleń. 

 

Po niedochowanym przez najemcę a zadeklarowanym terminie zapłaty rozmowę należy ponowić. Każda kolejna rozmowa powinna zawierać odwołanie do wcześniejszych ustaleń po to, aby zbliżała strony do rozwiązania. W każdej rozmowie właściciel powinien jasno zakomunikować najemcy, że zakończenie umowy najmu nie jest dla nikogo dyshonorem i w razie braku woli utrzymania garażu przez najemcę umowę można rozwiązać, im szybciej tym lepiej dla obu stron. 

 

Ważne jest, aby w każdej komunikacji z najemcą właściciel mówił spokojnym tonem z szacunkiem dla najemcy, aby każdorazowo dawał mu możliwość zachowania twarzy pod warunkiem podjęcia i wykonania konkretnych ustaleń dotyczących terminu zapłaty, podzielenia płatności na części bądź zakończenia umowy najmu. Ważne, aby właściciel nie przyciskał najemcy do ściany i aby rozpoczynał każdą rozmowę pozytywnym tonem. Inna postawa zniechęca najemcę do odbierania telefonów. 

 

Ludzie mają tendencję do racjonalizowania swoich zachowań, to jest do doszukiwania się brzmiących rozsądnie przesłanek uzasadniających ich czyny i postawy. Zjawisko racjonalizacji oddala strony od porozumienia i wiedzie każdą z nich do radykalizacji postawy. W miarę niewykonywania kolejnych uzgodnień dotyczących płatności i w miarę unikania przez najemcę kontaktu, właściciela zwykle nachodzą myśli: dlaczego ciągle mam być dla niego miły, skoro nie płaci, łże jak pies i przywłaszczył sobie moje zasoby? Może przy kolejnej rozmowie po prostu mu powiem, kim jest i co o nim myślę? A jak nie odbierze, to mu to napiszę… . W efekcie ulegania takim myślom właścicielowi coraz trudniej w komunikacji z najemcą jest powstrzymywać nieżyczliwość i agresję. Po stronie najemcy rodzi się myślenie przeciwne, np. „ja tyram jak wół, a on tylko przychodzi po czynsz. W dodatku zaczyna mnie obrażać. Oleję chama, niech robi co chce”. W ten sposób strony racjonalizują swoje zachowania, co pozwala im okopywać się na zajętych stanowiskach bez wyrzutów sumienia. Z uwagi na zjawisko racjonalizacji właściciel powinien komunikować się spokojnie, bez popadania w gniew, bez obrażania i bez prowokowania do agresji, zaś w sytuacji potencjalnie nerwowej powinien ograniczać komunikację do spraw merytorycznych. Każdy grymas gniewu, każda słowna „wycieczka”, każdy przejaw nieżyczliwości, prezentowanie postawy wyższości czy agresywne wytykanie winy nakręca spiralę racjonalizacji i oddala od porozumienia, daje drugiej stronie do ręki zarzut o brak kultury czy inny uzasadniający utrzymywanie zaległości za sprawą wykorzystania empatii właściciela, jego poczucia odpowiedzialności za krzywdę wyrządzoną słowem. 

 

Dla właściciela trudne emocjonalnie są sytuacje, gdy najemca kontaktuje się, ale nie dochowuje zadeklarowanego terminu zapłaty i prosi o wyrozumiałość, powołując się na swoją trudną sytuację finansową powiązaną z koniecznością wydatków na np. utrzymanie rodziny czy koszty leczenia. W odpowiedzi właściciel może okazać życzliwość, ale każda sesja komunikacji niezmiennie powinna zakończyć się konkretną deklaracją terminu wpłaty. Po drugim niedochowaniu terminu zapłaty po stronie najemcy brak jest etycznej legitymacji do dalszego powoływania się na trudną sytuację. 

 

Zakończenie umowy najmu 

Jeśli zaległość utrzymuje się, właściciel może skorzystać z zawartej w umowie najmu klauzuli uprawniającej go do rozwiązania umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia (o ile taka klauzula została przezornie zawarta w umowie). W tym celu właściciel powinien doręczyć najemcy sformalizowane wezwanie do zapłaty wraz z informacją o rozwiązaniu umowy bez okresu wypowiedzenia i z wezwaniem do usunięcia rzeczy z garażu pod rygorem pokrycia kosztów wymiany zamka, sprzątania i wywozu rzeczy. Pismo rozwiązujące umowę najmu powinno zostać wysłane niezależnie od przebiegu nieformalnej komunikacji z najemcą oraz od tego, czy taka (dwustronna) komunikacja w ogóle zaistniała. Właściciel powinien z góry przygotować się na najgorszy możliwy scenariusz zakończenia umowy najmu, który jest czasochłonny, to jest: 

 

Cała procedura rozwiązania umowy najmu może potrwać około miesiąca, stąd nie należy zwlekać z wysłaniem pisma rozwiązującego umowę najmu. Jeśli najemca odbierze pismo i ureguluje zaległość, oświadczenie woli rozwiązujące umowę najmu można cofnąć, zaś sama czynność odebrania pisma przez najemcę zamierzającego utrzymać garaż da mu na przyszłość jasny sygnał, że właściciel jest człowiekiem czynu. 

 

Istnieje proste rozwiązanie odwiecznego problemu zaległości czynszowych: zamek elektroniczny sterowany zdalnie. Jeśli garaż ma dostęp do energii elektrycznej, jest możliwe zastąpienie zamków tradycyjnych zamkiem sterowanym elektronicznie. Zamek elektroniczny powiązany z systemem zarządzania płatnościami oddala w przeszłość całą uciążliwą i pracochłonną udrękę egzekwowania zaległości. Właściciel garaży, decydując się na wdrożenie systemu zarządzania wynajmem z zamkami cyfrowymi, nie będzie już zmuszony przypominać o płatnościach, pisać smsów czy wysłuchiwać nieciekawych historii zaległowiczów, a płatności w blisko 100 procentach będą spływać na konto w terminie (w sytuacji tradycyjnej zaległości przekraczające 7 dni to ok. 35% należności czynszowych). System zarządzania wynajmem wdrożony przez spółkę G24, operatora serwisu Garaże24.info, wystawi i wyśle rachunki do najemców i będzie kierować elektroniczne przypomnienia o płatnościach, a po upływie 7 dni po bezskutecznym upływie terminu płatności zablokuje zamek garażu i będzie to zgodne z udostępnianą przez system umową najmu garażu. Tak działający system zdejmuje z głowy właściciela garaży cały problem egzekwowania zaległości płatniczych i uwalnia go od wszelkich czynności z tym związanych. Skuteczność jest bliska 100 procent, to jest 99 procent płatności czynszowych zacznie spływać w terminie i w ciągu 7 dni po terminie. Na ewentualny zarzut o zablokowanie zamka właściciel będzie mógł odpowiedzieć: „Przecież to nie ja tylko system zablokował automatycznie. Proponuję w przyszłości płacić czynsz terminowo, aby tego uniknąć”.